Ein Mitarbeitender nimmt ein Geschenk eines Kunden an, das eine gewisse Wertgrenze übersteigt – ohne es zu wissen. Ein anderer verhält sich unfair gegenüber seinen Kollegen. Das sind eher harmlosere Fälle. Drastischer wäre es, wenn ein Mitarbeitender gegen das Kartellrecht verstößt oder es im Team zu sexuellen Übergriffen kommt. Um zu vermeiden, dass innerhalb des Ökosystems Dinge passieren, die nicht passieren dürfen, hilft ein Verhaltenskodex. Ein Verhaltenskodex beschreibt, welche Verhaltensweisen und Geschäftspraktiken innerhalb des Unternehmens akzeptabel sind.
In mittelständischen Unternehmen weiß man im Sinne des ehrbaren Kaufmanns traditionell, was sich gehört und was nicht. Dennoch ist eine transparente, klare und unmissverständliche Kommunikation der innerbetrieblichen Verhaltensregeln in Form einer klaren Leitlinie ein Muss, wenn das Unternehmen Fehler und damit Haftungsrisiken reduzieren will. Mit einem überzeugenden, gut ausgearbeiteten Verhaltenskodex, der für alle einsehbar ist, positioniert sich das Unternehmen vorbildlich und zeigt, dass es sich für ethisch korrektes Verhalten einsetzt und das auch lebt. Schließlich ist der Verhaltenskodex das Compliance-Instrument, wenn es um Prävention geht – und eine wichtige Basis für eine starke Unternehmensführung.
Welche Vorteile bringt die Implementierung eines Verhaltenskodex?
- Das Fehlverhalten wird verringert: Ein Verhaltenskodex vermittelt transparent, welches Verhalten und welche Handlungen im Unternehmen akzeptiert werden und welche nicht. Es gibt den Mitarbeitenden klare Anweisungen und Leitlinien vor und macht die Unternehmenswerte transparent.
- Die Integrität wird gefördert: Ein Verhaltenskodex bietet wichtige Orientierung und ist damit eine wichtige Basis für ethisch-moralisch korrektes Verhalten im Sinne der Unternehmensführung und der Mitarbeitenden. Sie sind ein wichtiger Leitfaden bei Entscheidungen.
- Die Unternehmenskultur wird gestärkt: Klar kommunizierte und von der Unternehmensführung vorgelebte Werte und Grundsätze des Unternehmens, motiviert die Mitarbeitenden, sich daran zu halten.
- Das Unternehmen wird geschützt: Ein Verhaltenskodex berücksichtigt die geltenden gesetzlichen Gesetze und Vorschriften und unterstützt, dass sich die Mitarbeitenden daran halten. So werden Verhaltensweisen, die zu Haftungsrisiken führen könnten, vermieden.
- Die Beziehungen zu den Stakeholdern werden verbessert: Der Verhaltenskodex kann auch Verhaltensweisen beschreiben, die die Beziehungen zu Lieferanten, Geschäftspartnern und Kunden verbessern.
Gelebte Werte: Der Verhaltenskodex in der Praxis
Natürlich gibt es bei der Einführung eins Verhaltenskodex einige Herausforderungen – allen voran die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden oder die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Wird das Team von COMPLIAN`SE als externes Compliance Office von einem Unternehmen beauftragt, einen Verhaltenskodex im Unternehmen einzuführen, managen wir die Herausforderungen und sichern eine reibungslose Umsetzung im Unternehmensalltag.
Der Verhaltenskodex entwickeln und einführen: Von Korruption über Datenschutz bis hin zu Diskriminierung, unterstützt COMPLIAN`SE Unternehmen dabei, ihre Verhaltensregeln klar zu formulieren und stellt sicher, dass rechtliche Anforderungen erfüllt sind. So werden Haftungs- und Reputationsrisiken deutlich minimiert. Bei der Entwicklung und Einführung beachten wir auch die Beteiligungsrechte des Betriebsrats und liefern konkrete Handlungsempfehlungen für potenzielle Konfliktsituationen.
Verhaltenskodex schulen: COMPLIAN`SE bindet Mitarbeitende frühzeitig ein, so dass Vorbehalte abgebaut und die Akzeptanz erhöht wird. Es ist wichtig, alle im Team für das Thema zu sensibilisieren. Alle Mitarbeitenden sollen die Inhalte und die Bedeutung des Verhaltenskodex kennen und die Regeln akzeptieren.
Verhaltenskodex überwachen: COMPLIAN`SE überwacht als externes Compliance Office, die Umsetzung des Verhaltenskodex: Wir stellen durch entsprechende Kommunikation und Schulungen sicher, dass alle Mitarbeitenden den Verhaltenskodex kennen und verstehen und dass die Geschäftspraktiken im Unternehmen mit den Richtlinien und Standards des Kodex übereinstimmen. Um sicherzustellen, dass der Verhaltenskodex eingehalten wird, werden klare Prozesse, Mentoring-Verfahren und Kontrollmechanismen eingerichtet und Sanktionen verordnet. Mitarbeitende werden bei der Einführung des Verhaltenskodex geschult und über neue Versionen oder Regeln informiert. Neue Mitarbeitende erhalten in der Onboarding-Phase ebenfalls eine Schulung zu den Erwartungen und gewünschten Verhaltensweisen, die sich aus dem Kodex ergeben. Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird regelmäßig überprüft und entsprechende Empfehlungen zur Verbesserung der Compliance-Praktiken entwickelt. Zusätzlich übernehmen wir ein Beschwerdemanagement und führen auf Wunsch ein Hinweisgebersystem ein. So können Mitarbeitende Verstöße gegen den Verhaltenskodex melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Als externes Compliance Office steht das Experten-Team von COMPLIAN`SE Unternehmen als Ansprechpartner für alle Fragen oder Probleme zur Seite. Tritt der Fall auf, dass sich ein Mitarbeitender nicht an den Verhaltenskodex gehalten hat, übernehmen wir auf Wunsch das Case Management.
Ohne Zweifel bietet die individuelle Entwicklung und wirksame Implementierung eines Verhaltenskodex Mittelständlern viel Potenzial. Das erfahrene Team von COMPLIAN`SE übernimmt hier alle wichtigen Aufgaben, damit diese Kodizes nicht nur ein Stück Papier bleiben, sondern gelebter Unternehmensalltag werden. Und das lohnt sich langfristig: Unternehmen, die den Verhaltenskodex wirkungsvoll einsetzen, sind erfolgreicher.
