Seit dem 1. August 2022 verpflichtet die Neuregelung im Nachweisgesetz deutsche Arbeitgeber dazu, dass sie neben den in § 2 Abs. 1 des NachwG geregelten Informationen, weitere Vertragsbedingungen schriftlich festhalten und archivieren. Und das in Papierform. Die Neuregelung führt zu einem beachtlichen bürokratischen Mehraufwand und viele Unternehmen konnten sich aufgrund der kurzen Übergangsfrist kaum auf das neue Nachweisgesetz vorbereiten. Darum stellt sich die Frage: Wie können mittelständische Unternehmen die Anforderungen, die sich aus dem Nachweisgesetz ergeben, Compliance-konform und doch unternehmensindividuell umsetzen?
Hintergrund und Inhalt der Neuregelung
Mit den neuen Arbeitsbedingungsrichtlinien wurde die EU-Richtlinie 91/533/EWG in nationales Recht umgesetzt. Die EU zielt mit dieser Neuregelung darauf ab, mehr Transparenz bei den Arbeitsbedingungen zu schaffen und sie so zu verbessern. Dafür dokumentiert der Arbeitgeber mehr Informationen als bisher über das Angestelltenverhältnis seiner Mitarbeitenden. Bei Nichtbeachten der Nachweispflicht droht ein Bußgeld von bis zu 2000 Euro pro Verstoß.
Was hat sich geändert? Zu den bisherigen nach § 1 NachwG geforderten Informationen zu den Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise Arbeitsbeginn, -ort oder -zeit, kommen weitere Punkte hinzu. So ist der Arbeitgeber fortan beispielsweise verpflichtet, transparent die Arbeitszeit inklusive Ruhepausen, Urlaub und Schichten zu beschreiben. Oder genau zu definieren, unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden. Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen kann als schriftliche Darstellung unabhängig vom Arbeitsvertrag erfolgen. Stehen jedoch alle relevanten Regelungen zu den Arbeitsbedingungen bereits im Arbeitsvertrag, muss keine separate schriftliche Mitteilung erstellt werden. Die Anforderungen sind mit einer neuen Fristenregelung verbunden.
Die zielorientierte Umsetzung der Neuregelung
Der Weg, die geänderten gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. So kann es ein Anlass sein, einheitliche Arbeitsverträge zu schaffen. Hierbei wird in Abstimmung mit der arbeitsrechtlichen Vertretung des Unternehmens ein ggf. neuer Standardvertrag entworfen, der dann allen Mitarbeitenden angeboten wird. Dies hat den Vorteil, dass eventuellen Nachfragen durch Mitarbeitende proaktiv begegnet wird und so ein aktives Zeichen für die Ernsthaftigkeit des Compliance gesetzt wird. In anderen Fällen mag die Schaffung einer Vertragsgrundlage für neue Verträge passend sein und das Unternehmen kommt den Verpflichtungen zur Information der Mitarbeitenden, die bereits im Unternehmen beschäftigt sind, gesondert nach.
Grundsätzlich sollte auch diese Compliance-Maßnahme in engem Zusammenhang mit einem vorhandenen Employer Branding und mit dem aktiven HR-Management gesehen werden. Gerade diese Veränderung ist eine gute Gelegenheit, Mitarbeitenden zu zeigen, dass Compliance ernstgenommen wird und auch für den Arbeitgebenden gilt. Jede Entscheidung sollte schrittweise und dokumentiert umgesetzt werden. In vielen Fällen sind die Verträge in den HR-Management-Systemen anzupassen. Ebenso sollte ein Unternehmen über einen Prozess für die Auskunftspflichten gegenüber den Mitarbeitenden verfügen. Im Zuge der Transparenz kann überlegt werden, ob die relevanten Bedingungen allen Mitarbeitenden auch in einem Intranet zur Verfügung gestellt werden, um – unabhängig von der gesetzlichen Regelung – eine smarte und zeitgemäße Informationsmöglichkeit anzubieten.
Bei der Umsetzung dieser Compliance-Anforderung können durchaus mit pragmatischen Ansätzen viele individuelle Punkte geklärt und vorausschauend Synergieeffekte genutzt werden. Die Gründer von Complian’se haben eine hohe Expertise im Compliance-Management und im HR-Management. So unterstützen wir mittelständische Unternehmen, diesen bürokratischen Mehraufwand so schlank wie möglich zu halten und gewinnbringend umzusetzen.
