Mit einem Jahr Verspätung fiel der Startschuss: Am 16. Dezember 2022 hat der Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet. Es basiert auf der EU-Whistleblower-Richtlinie und soll Hinweisgeber künftig besser vor Repressalien schützen. Zu diesen zählen Kündigungen oder Benachteiligungen im beruflichen Umfeld wie Abmahnungen, Lohnkürzungen oder Mobbing. Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern muss nun noch den Bundesrat passieren und wird voraussichtlich im Mai in Kraft treten. Dann gilt es für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden und ab dem 17. Dezember 2023 für alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden.
Was bedeutet das Hinweisgeberschutz in der Praxis?
Beschäftigungsgeber werden durch das HinSchG verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu etablieren. Über dieses können Whistleblower Hinweise über Missstände im Unternehmen einreichen. Das können Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten sein, die bei der eigenen Belegschaft oder im Ökosystem des Unternehmens vorgefallen sind. Das Hinweisgebersystem muss dabei bestimmte Kriterien erfüllen:
- 24/7-Erreichbarkeit über verschiedene Kanäle: Hinweisgeber müssen ihre Meldungen rund um die Uhr schriftlich, mündlich oder persönlich einreichen können. Als „persönlich“ sind in diesem Kontext auch Bild- oder Tonübertragungen definiert.
- Anonymität: Hinweisgeber müssen die Möglichkeit bekommen, Hinweise anonym einzureichen. Auch die daran anschließende Kommunikation muss anonymisiert möglich sein.
- Fachkunde: Verantwortliche der Meldestelle müssen über die notwendige Qualifikation verfügen, um eingehende Hinweise richtig einordnen und entsprechend weiterleiten zu können. Und sie müssen unabhängig sein, um auszuschließen, dass sie in Interessenskonflikte geraten. Auch ein externer Verantwortlicher kann hier benannt werden.
- Einhaltung zeitlicher Fristen in der Kommunikation mit dem Hinweisgeber
- Dokumentation der Meldungen und Aufbewahrung für 3 Jahre.
- Vertraulichkeit: Zudem muss die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter gewährleistet sein. Wird diese Vertraulichkeit verletzt, weil z. B. Software benutzt wird, auf welche die interne IT des verpflichteten Unternehmens zugreifen kann, können Geldstrafen verhängt werden.
Zudem ist es erforderlich, dass das Whistleblower-System in verschiedenen, für das Unternehmen relevante Sprachen zur Verfügung steht.
Bei der rechtskonformen Umsetzung eines Hinweisgebersystems gibt es einiges zu beachten. Die rechtskonforme und zugleich effiziente Umsetzung im Unternehmen ist herausfordernd. Werden Pflichten nicht eingehalten oder Abläufe nicht wie gesetzlich vorgeschrieben umgesetzt, kann das empfindliche Bußgelder zur Folge haben.
Um Ressourcen zu schonen und Risiken zu vermeiden, können Unternehmen die Entwicklung und Implementierung eines Hinweisgebersystems an eine externe Stelle auslagern.
Sichere Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben
Die Complian`se GmbH & Co. KG bietet hier einen vollständigen Service nach den Anforderungen der Hinweisgebermanagement-Leitlinien (DIN ISO 37002) rund um die interne Hinweisgeberstelle an. Eine von uns implementierte digitale Plattform für das interne Meldesystem, ermöglicht es Unternehmen mit geringem Aufwand den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Im Gegensatz zu einer Ombudsperson bietet eine digitale Plattform eine orts- und zeitunabhängige 24/7-Erreichbarkeit einfach und effizient. Auch die Mehrsprachigkeit kann hier problemlos umgesetzt werden.
In der Praxis übernehmen wir das gesamte Aufgabenspektrum und unsere mittelständischen Kunden können sich darauf verlassen, dass ihr Whistleblower-System alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt – beispielweise was die Integrität, die Einhaltung der Fristen oder die korrekte Kommunikation und Abwicklung betrifft.
Als externer, unparteiischer Partner übernimmt Complian´se die offene und direkte Kommunikation mit den Hinweisgebern und den am Fall beteiligten Personen. Mit der entsprechenden Erfahrung und Kompetenz transportieren wir dabei die notwendige Vertrauens- und Glaubwürdigkeit.
Was muss ein Unternehmen konkret tun, wenn ein Hinweis eingegangen ist?
Geht ein Hinweis ein, muss das Unternehmen innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Nun wird geprüft, ob der gemeldete Verstoß im § 2 des HinSchG erfasst ist und somit in den sachlichen Anwendungsbereich fällt. Der Hinweis wird auf seine Stichhaltigkeit hin überprüft. Mit dem Whistleblower wird vertraulich – auf Wunsch anonym – und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlicher Bestimmungen kommuniziert. Wenn es zur Klärung und Aufarbeitung des Falls notwendig ist, müssen vom Whistleblower weitere Informationen eingeholt werden. Bei einer stichhaltigen Meldung werden, wie im § 18 HinSchG definiert, weitere Folgemaßnahmen ergriffen; etwa interne Untersuchungen, aber auch Veränderungen in den Unternehmensabläufen können Folgemaßnahmen sein. Spätestens nach drei Monaten muss eine Rückmeldung über den Status Quo des Verfahrens an den Hinweisgeber erfolgen. In der Rückmeldung müssen die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen mit der entsprechenden Begründung mitgeteilt werden.
Für eine fristgerechte und rechtskonforme Abwicklung implementiert das Team von Complian`se bei seinen mittelständischen Kunden Multi-Chanel-Hinweisgebersysteme und übernimmt die komplette Fallbearbeitung, mit allem, was dazugehört: Sei es die Erstbewertung der eingehenden Hinweise, die Beratung mit der Geschäftsführung oder die Dokumentation der Fälle. Und wir kümmern uns nicht nur um das Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen, sondern unterstützen Sie als externes Compliance-Office auch in allen Compliance-Bereichen in Ihrem Unternehmen. Complian`se steht für Compliance as a Service. Das Ergebnis unserer Arbeit: Wir machen Ihr Unternehmen sicher.
