Bis das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nach der ein oder anderen Extrarunde verabschiedet und in Kraft treten wird, ist es nur eine Frage der Zeit.
Früher oder später sind mittelständische Unternehmen verpflichtet, ein funktionierendes und regelkonformes Hinweisgebersystem einzuführen. Die Rahmenbedingungen sind heute bereits klar – und alles andere als „by the way“ zu stemmen. Von geforderten Meldekanälen bis hin zur ausreichenden Fachkunde des Hinweisnehmers sind viele Herausforderungen in der Praxis zu meistern und intern nur mit ausreichenden Ressourcen zu realisieren.
Darum kann es für Unternehmen eine sinnvolle Lösung sein, ihr Hinweisgebersystem extern einzurichten. Kommt ein Kunde auf uns zu und möchte ein passendes Hinweisgebersystem implementieren, widmet sich das Team von COMPLIAN`SE zunächst dem rein technischen Handlungsstrang: Wie soll das System auf der Website des Unternehmens eingebunden werden und wie wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden?
Was das Hinweisgebersystem können muss
Die Meldekanäle müssen eine digitale, telefonische, anonyme und persönliche bzw. virtuelle Kontaktaufnahme ermöglichen. Mit der passenden Software werden alle technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen und auch sonst alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, wie das Vertraulichkeitsgebot, 24/7-Verfügbarkeit, Datenschutz, Mehrsprachigkeit oder eine revisionssichere Dokumentation. Hierin erstellen wir die entsprechenden Kanäle und Schnittstellen zum Unternehmen.
Die Onboarding-Phase
Vor der Einführung des Hinweisgebersystems sind wichtige Punkte zu klären: Wie wird das Hinweisgebersystem gestaltet oder in der Einführungsphase kommuniziert? Mit der Einführung des neuen Hinweisgebersystems im Unternehmen wird eine unternehmensinterne Hinweisgeberrichtlinie herausgegeben und der Roll-Out von einem Kommunikationskonzept begleitet. Dies sorgt für die richtige Einordnung der Maßnahme im Unternehmen. Die gesetzliche Pflicht ist hierbei nur ein Aspekt. Die sich daraus ergebenden Möglichkeiten in Bezug auf Mitarbeiterzufriedenheit und nachhaltige Unternehmensführung eröffnen weitere positive Aspekte für mittelständische Unternehmen.
Professionelle und fachkundige Abwicklung
COMPLIAN`SE übernimmt den Betrieb des Hinweisgebersystems als Compliance Office und stellt die fristgerechte und rechtskonforme Bearbeitung von eingehenden Hinweisen sicher. Das HinSchG sieht vor, dass die eingehenden Hinweise von einem fachkundigen und unabhängigen Fallbearbeiter entgegengenommen werden. Als Servicepartner sind wir nicht nur Compliance-Experten, sondern auch der Ansprechpartner bei eingehenden Hinweisen und stellen eine vertrauliche und sichere Kommunikation mit dem Hinweisgeber her. Geht ein Hinweis an das Unternehmen ein, verfahren wir nach den gesetzlich definierten Vorgaben und nach Mechanismen, die wir mit dem Unternehmen abstimmen. Eingehende Hinweise werden direkt in das Fallmanagement überführt, dort dokumentiert und bearbeitet.
Zunächst bewerten wir den Hinweis des Whistleblowers. Ist diese Meldung nach dem HinSchG relevant? Falls ja, geht eine Erstbewertung mit einer klaren Handlungsempfehlung an die Geschäftsführung. Bei Bedarf leiten wir nach Absprache mit dem Unternehmen weitere Schritte ein, bis der Fall geklärt ist. Abschließend kommunizieren wir die Lösung fristgerecht innerhalb von drei Monaten an den Hinweisgeber. Der Vorfall wiederum wird analysiert, um vorbeugende Maßnahmen im Unternehmen zu prüfen und ggf. umzusetzen.
Das Hinweisgebersystem als wichtige Basis und vielseitiges Instrument
Neben dem Hinweisgeberschutzgesetz wird das Einrichten eines Hinweisgebersystems auch von anderen Gesetzen gefordert, etwa vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder vom Geldwäschegesetz. Das Hinweisgebersystem kann also in seiner Funktion ein breiteres Spektrum an Vorschriften erfüllen. Und das Hinweisgebersystem kann nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften genutzt werden, sondern auch maßgeblich zu einer positiven Unternehmenskultur und -entwicklung beitragen. Dafür kann es nicht nur Hinweise auf Missstände im Unternehmen entgegennehmen, sondern auch einen separaten Kanal für Kritik und konstruktive Verbesserungsvorschläge anbieten. So kann Feedback strukturiert und zentral gesammelt, gefiltert und neutral bewertet werden. Die Findings aus diesen Feedbacks kann das Unternehmen nutzen, um sich stetig zu verbessern und weiterzuentwickeln. So wird das Hinweisgebersystem nicht nur zur Anlaufstelle für Whistleblower und schützt das Unternehmen vor Haftungsrisiken und Imageschäden. Es wird quasi zum „offenen Ohr“ und zum Signal einer positiven und zeitgemäßen Speak-Out-Kultur. Kurz: Mit COMPLIAN`SE kann sich das Unternehmen darauf verlassen, dass das Hinweisgebersystem in der Praxis rechtskonform und reibungslos funktioniert. Es wird für das Unternehmen so gestaltet und implementiert, dass es nicht nur die Pflichten erfüllt, sondern auch potenzielle Chancen nutzt.
Mehr zum Hinweisgebersystem finden Sie hier.
