Whistleblower nehmen eine wichtige Stellung ein, wenn es um die Bekämpfung von Korruption und das Aufdecken von Missständen geht. Am 2. Juli tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Das Gesetz wirkt im ersten Eindruck erst einmal übersichtlich. Doch wie so oft, steckt der Teufel im Detail. Es ist nun also ein guter Zeitpunkt, im eigenen Unternehmen den Status Quo des Whistleblower-Managements zu prüfen und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. In diesem Kontext sind viele Unterpunkte zu klären: Verfügen die verantwortlichen Personen, die für die Meldestelle zuständig sind, über die vorgeschriebene Fachkunde? Oder wie kann die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit im Beschwerdemanagement umgesetzt werden? Die professionelle Umsetzung kann ein externes Compliance Office übernehmen. Wichtig ist es sicherzustellen, dass der Whistleblower geschützt wird. Das ist das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Für Unternehmen ist es nun nicht, wie noch im Gesetzesentwurf vorgesehen, verpflichtend, dass Whistleblower ihre Meldung anonymisiert abgeben können. Dennoch sollten Unternehmen eine anonymisierte Meldung ermöglichen, um die Hemmschwelle zu senken und ein großes Interesse daran haben, Whistleblower im Kontext einer ganzheitlichen Compliance-Strategie zu beschützen und zu schützen. Dann können sie die eingehenden Hinweise in ihrem eigenen Interesse fristgerecht und professionell bearbeiten. So werden Missstände im Unternehmen aufgedeckt, die Fälle professionell geklärt und bei Bedarf notwendige Gegenmaßnahmen ergriffen. Das führt insgesamt dazu, dass Haftungs- und Reputationsrisiken deutlich minimieret werden Zudem können Unternehmen das wertvolle Feedback zu Missständen im Unternehmen gezielt nutzen, um interne Bereiche, Prozesse, die Compliance und die Unternehmenskultur im Unternehmen zu verbessern.
Transparent, fair & unabhängig: Der Umgang mit Whistleblowern im Unternehmensalltag
Klare Whistleblower-Richtlinien geben im Unternehmen vor, wie mit eingehenden Hinweisen umgegangen wird und bieten dem Whistleblower wichtige Orientierung. Whistleblower aus dem Unternehmen, aber auch von außerhalb, können Missstände über Meldekanäle einreichen, die Vertraulichkeit und idealerweise Anonymität gewährleisten. Wichtig ist, von Unternehmensseite aus glaubhaft zu kommunizieren, dass Whistleblower keine Repressalien zu befürchten haben. Es sollte klar geregelt und nach außen getragen werden, wie der Schutz der Whistleblower gewährleistet wird.
Klare Abläufe treffen auf ein vertrauensvolles Beschwerdemanagement
Eine individuelle Whistleblower-Richtlinie definiert, welche Schritte unternommen werden, um die Vorwürfe zu untersuchen. In der Regel werden eingehende Hinweise durch einen Fallbearbeiter erfolgen: Durch einen Compliance Officer, einen HR-Verantwortlichen oder einen externen Ansprechpartner. Die verantwortlichen Personen müssen laut Gesetz unabhängig sein und über das entsprechende Fachwissen verfügen. Der Beratungsprozess, der ab dem eingehenden Hinweis stattfindet, erfolgt transparent und gesetzeskonform entlang der vorgegebenen Reihenfolge. Es ist sicherzustellen, dass die Prüfung der eingehenden Meldungen transparent, fristgerecht und objektiv ist.
Das Team sensibilisieren und Whistleblower wirkungsvoll schützen
Um das Vertrauen in das Unternehmen insgesamt zu stärken und Whistleblowern die Angst vor negativen Konsequenzen zu nehmen, kann im Unternehmen der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen forciert werden. Beispielweise, indem Richtlinien implementiert werden, die Diskriminierung oder Mobbing verhindern. Dem Unternehmen stehen hier verschiedene Schutzmechanismen zur Verfügung, die eingesetzt werden können, um Whistleblower vor Repressalien zu schützen. Die reichen von einer Anonymisierung der Arbeitsaufgaben bis hin zu Versetzungen. Auch gezielte Schulungen, die alle Mitarbeitenden zu den Whistleblower-Richtlinien und -Verfahren informieren, können für das Thema sensibilisieren und eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur fördern.
Die konkreten Maßnahmen und Strukturen des Whistleblower-Managements sind von Unternehmen zu Unternehmen nach individuellen Aspekten und Vorgaben umzusetzen. COMPLIAN´SE stellt als externer Compliance-Experte sicher, dass alle Whistleblower-Richtlinien und -Verfahren im Einklang mit den geltenden Gesetzen stehen und sich an Best Practices orientieren.
