Gut gemanagte Compliance schützt Unternehmen vor kriminellen Delikten, Regelverstößen, unethischem Verhalten und den damit verbundenen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden. Doch selbst die ausgereifteste Compliance-Organisation kann nur dann ihre Wirkung entfalten, wenn die Kommunikation stimmt. Sie schlägt mit transparenten Informationen und einem vertrauensvollen Austausch die Brücke zwischen dem Regelwerk und der Akzeptanz im Unternehmen. Erst, wenn alle über die Regelungen, Pflichten, Verhaltenskodizes und Verantwortlichkeiten informiert sind, alle Regeln nachvollziehen können und die damit verbundenen Ziele mittragen, kann das Compliance-Management erfolgreich sein.
Das richtige Kommunikationskonzept
Die Compliance-Kommunikation richtet sich an alle Mitarbeitenden. Damit sie effektiv und zielgerichtet wirkt, ist es entscheidend, wie die Themen in die Mannschaft getragen werden. Compliance kann im Unternehmen nur Früchte tragen, wenn die Führungsebene gemäß dem Prinzip „Tone from the top“ mit gutem Beispiel vorangeht und vorbildlich und glaubhaft die Compliance-Prinzipien vorlebt. Das klare Ziel der Compliance-Kommunikation ist es, größtmögliche Transparenz und eine hohe Akzeptanz im Unternehmen für die gemeinsamen Werte und ein Bewusstsein für mögliche Risiken zu schaffen. Die Themenschwerpunkte der Compliance sind je nach Unternehmen und Branche individuell und breit gefächert. Sie reichen vom Umgang mit Kundengeschenken über den sicheren Datenschutz bis hin zu festgelegten internen Regeln. Um alle Mitarbeitenden über die relevanten Compliance-Regeln zu informieren und für die Compliance-Themen zu sensibilisieren, wird die Kommunikation methodisch fundiert mit dem passenden Mindset und dem richtigen Gesprächsumfeld aufgebaut. Das Compliance-Management sichert, dass alle relevanten Regelungen klar formuliert sind und sich in rechtssicheren, agilen Arbeitsprozessen umsetzen lassen. Die Kommunikation sorgt dafür, dass sich alle im Unternehmen an die Regeln und Vorgaben halten, eine breite Akzeptanz geschaffen wird und alle im Team konform zu den Geschäftszielen agieren.
Zwischen Regeln und Vertrauen: Compliance im Team kommunizieren
Die interne Kommunikation führt dazu, dass alle Mitarbeitenden wissen, was sie dürfen und was sie nicht dürfen, welche internen Regeln es gibt und auf welche Verhaltensweisen das Unternehmen wert legt. Ganz wichtig dabei: Das Team zu motivieren, die Regeln zu befolgen, um im Sinne der gesetzten Geschäftsziele und der Wertekultur zu handeln. Die interne Compliance-Kommunikation bewegt sich hier auch in einem Balanceakt zwischen Mitarbeiterkontrolle und Mitarbeitermotivation, zwischen „harter“ und „weicher“ Tonality. Es ist einerseits wichtig, dass die Mitarbeitenden die Compliance-Regeln ernst nehmen, akzeptieren und auch die Sanktionen kennen. Haben Mitarbeitende jedoch das Gefühl, zu stark reglementiert und kontrolliert zu werden, neigen sie eher dazu, die Regeln zu unterwandern. Darum sind Vertrauen und eine transparente Kommunikation wichtige Erfolgsfaktoren. Das Kommunikationskonzept sollte darauf abzielen, sowohl eine regelbasierte als auch eine vertrauensbasierte Kultur zu etablieren. Wie der Begriff „Kommunikation“ bereits impliziert, geht es hier nicht um die einseitige Vorgabe von Regeln, sondern um den Dialog, den gemeinsamen Austausch.
Ans Ziel mit den passenden Kommunikationsinstrumenten
Die Kommunikation vermittelt als essenzieller Bestandteil der Governance das Leitbild und die Richtlinien des Unternehmens über verschiedene Tools und Kanäle an die Adressaten. Um diese auf allen Ebenen zu erreichen, ist es wichtig, dass die verschiedenen Arbeitssituationen berücksichtigt werden. Compliance-Vorgaben können nur gelebt werden, wenn sie sich gut im individuellen Arbeitsalltag umsetzen lassen. Die Compliance-Kommunikation kann über verschiedene Kanäle stattfinden – etwa über Broschüren, Newsletter, Podcasts oder das Intranet. Ein Pflichtbestandteil für das Management ist es, den direkten persönlichen Austausch mit den Mitarbeitenden zu suchen. Dies bildet die Akzeptanz und das Verständnis für die Richtlinien, weil es möglich wird, die Zusammenhänge in den jeweiligen Arbeitssituationen zu diskutieren und darzustellen. Das kann über Beratungsdialoge, Mitarbeitergespräche und Workshops stattfinden. Damit sich die Mitarbeitenden auch mit Fragen direkt austauschen können, ist es wichtig, dass sie die relevanten Ansprechpartner kennen und das Gefühl vermittelt bekommen, dass hier vertrauensvoll mit ihren Anliegen umgegangen wird. Mit konkreten Hinweisen zu Missständen sollten die Mitarbeitenden das interne anonymisierte Hinweisgebersystem nutzen können, das die EU-Whistleblower-Richtlinie für jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden vorsieht.
Erfolgsfaktoren der Compliance-Kommunikation
- Die richtige Strategie: Entwicklung eines Kommunikationskonzepts und Auswahl der Kommunikationskanäle.
Vertrauen und Vorbildfunktion: Eine vertrauensbasierte Führungskultur ist essenziell, dass Compliance im Unternehmen funktioniert. Sprich, die Compliance-Verantwortlichen leben selbst die Compliance und die damit zusammenhängenden Unternehmenswerte. - Transparente Kommunikation: Es ist wichtig, dass die Regeln praxisnah und plastisch dargestellt werden, dabei anleiten, nicht verwirren. Wichtig ist bei den Regelungen auch, dass die Intention verdeutlicht wird – die Mitarbeitenden müssen verstehen und nachvollziehen können, warum sie etwas tun oder nicht tun dürfen. So treffen die Compliance-Vorgaben auf Verständnis und Akzeptanz.
- Praxisnähe: Es ist sicherzustellen, dass die Compliance-Regeln und Unternehmenswerte im Einklang mit den täglichen Abläufen stehen.
- Kontinuität: Die Bedeutung der Compliance-Maßnahmen mit ihren Gesetzen, Regeln und individuellen Verhaltensnormen wird idealerweise stetig über verschiedene Kanäle wiederholt und gegebenenfalls erweitert und aktualisiert. Nur so kann eine nachhaltige Compliance-Kultur entstehen.
Complian’se unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung des Compliance-Managements und der passenden Kommunikationsstrategie.
